Wprowadzenie do systemu ewidencji czasu pracy kierowców - jak to zrobić krok po kroku?

Ewidencja czasu pracy kierowców to fundament bezpiecznego i legalnego prowadzenia działalności transportowej. Daje przewoźnikowi kontrolę nad czasem jazdy, przerwami i odpoczynkami, a jednocześnie pozwala wykazać zgodność z przepisami unijnymi i krajowymi. Dobrze zaprojektowany system ogranicza ryzyko kar finansowych, usprawnia rozliczenia i porządkuje procedury w całej firmie.

Czym jest ewidencja czasu pracy kierowców i kogo dotyczy

Ewidencja opiera się na danych z tachografów cyfrowych, w tym nowej generacji G2V2, które automatycznie rejestrują jazdę, przerwy i odpoczynek zgodnie z rozporządzeniami WE 561/2006, AETR oraz UE 165/2014. Obowiązek dotyczy każdego podmiotu wykonującego transport, bez względu na wielkość floty. Rejestrowane są nie tylko godziny prowadzenia pojazdu, ale również czynności towarzyszące, takie jak załadunek, przeładunek, czynności spedycyjne, oczekiwanie na załadunek i inne prace okołotransportowe.

Czas pracy to łączny czas prowadzenia pojazdu oraz wykonywania czynności zawodowych związanych z przewozem. Kluczowe limity to do 9 godzin jazdy dziennie z możliwością wydłużenia do 10 godzin dwa razy w tygodniu. Łączny czas jazdy tygodniowo to maksymalnie 56 godzin, a w dwóch kolejnych tygodniach nie więcej niż 90 godzin. Po 4 godzinach i 30 minutach prowadzenia kierowca musi zrobić przerwę co najmniej 45 minut, którą można podzielić na 15 minut i 30 minut. Wymagany jest również odpoczynek dobowy co najmniej 11 godzin oraz odpoczynek tygodniowy, standardowo 45 godzin z możliwością ograniczenia do 24 godzin z późniejszą kompensacją. Rejestracji dokonuje się za pomocą tachografów cyfrowych lub analogowych, przy czym wykorzystanie urządzeń cyfrowych jest standardem i znacząco ułatwia kontrolę zgodności.

Nowe obowiązki od 1 lipca 2026

Od 1 lipca 2026 wszystkie pojazdy o DMC od 2,5 do 3,5 tony wykonujące przewozy międzynarodowe oraz kabotażowe muszą być wyposażone w tachografy G2V2. Oznacza to objęcie ewidencją kierowców busów, którzy dotychczas nie zawsze podlegali tym wymogom. W praktyce firmy powinny zaplanować wymianę urządzeń, aktualizację oprogramowania i procedur oraz szkolenia, aby uniknąć przestojów i błędów w okresie przejściowym.

Konsekwencje braku ewidencji i podawania nieprawdy

Brak ewidencji lub nieprawidłowe jej prowadzenie skutkuje sankcjami nakładanymi przez ITD i PIP. W taryfikatorach przewidziano co najmniej 1000 zł kary za brak ewidencji na kierowcę, przy czym wysokość grzywien zależy od rodzaju naruszenia i skali uchybień. Fałszowanie dokumentacji może oznaczać grzywny do 8000 zł oraz odpowiedzialność karną z możliwością pozbawienia wolności w wymiarze od 3 miesięcy do 5 lat. Z perspektywy biznesowej ryzykiem jest również utrata zleceń i reputacji, a w skrajnych przypadkach ograniczenie możliwości wykonywania przewozów.

Krok po kroku: wdrożenie systemu ewidencji

Skuteczne wdrożenie to ciąg logicznie powiązanych działań. Poniżej zestaw najważniejszych kroków, które ułatwiają zbudowanie spójnego systemu.

• Dobór i montaż urządzeń: zakup i instalacja tachografów G2V2 z modułem GNSS i łącznością DSRC, a także urządzeń do zdalnego pobierania danych. Pamiętaj o obowiązkowej kalibracji co 2 lata oraz po wymianie opon, ingerencjach w układ przeniesienia napędu lub zmianach numeru rejestracyjnego.
• Oprogramowanie do analizy i rozliczeń: wdrożenie systemu, który umożliwia zdalny odczyt, analizę naruszeń w czasie zbliżonym do rzeczywistego, generowanie raportów i automatyczne rozliczenia listy płac. Rozwiązania takie jak ATROM czy Ewicenter wspierają przygotowanie raportów wykroczeń, rozliczanie nadgodzin oraz delegacji, a także integracje z kadrami i płacami.
• Szkolenia kierowców i biura: wypełnienie wymogu art. 33 rozporządzenia 165/2014. Kierowcy uczą się prawidłowej obsługi tachografu, oznaczania czynności oraz reagowania na awarie. Dział administracyjny nabywa kompetencje w zakresie terminów pobierania danych z tachografu co 90 dni i z karty kierowcy co 28 dni.
• Procedury na wypadek nieciągłości danych: przygotowanie wzorów zaświadczeń o działalności zgodnych z Decyzją KE 2007/230/WE na wypadek urlopu, choroby, szkolenia, awarii tachografu lub utraty karty. Z góry określone scenariusze skracają czas reakcji i zmniejszają ryzyko naruszeń.
• Archiwizacja i bezpieczeństwo: bezpieczne przechowywanie plików DDD w systemach firmowych z kopią zapasową, kontrolą dostępu i zgodnością z RODO. Dane należy przechowywać co najmniej przez okres wymagany przepisami kontrolnymi i kadrowymi, z zachowaniem integralności i możliwości szybkiego udostępnienia podczas kontroli.
• Stała analiza i audyt wewnętrzny: bieżące monitorowanie naruszeń, rozliczanie nadgodzin, kontrola tygodniowych norm oraz korekty grafików. W razie potrzeby warto rozważyć outsourcing ewidencji, który zapewnia aktualność względem przepisów i odciąża zespół.

Kluczowe narzędzia i integracje

Trzon systemu stanowią tachograf cyfrowy i karta kierowcy, uzupełnione o czytniki i bramki do zdalnego pobierania danych. Oprogramowanie rozliczeniowe automatyzuje wyliczenia czasu pracy, diet i delegacji, przygotowuje zestawienia na potrzeby ZUS i urzędu skarbowego oraz wspiera kadry w naliczaniu wynagrodzeń. W praktyce przekłada się to na mniejszą liczbę błędów, krótszy czas obsługi i lepszą przejrzystość danych.

Systemy coraz częściej łączą się z rejestrami administracyjnymi, takimi jak CEPiK czy SENT, co przyspiesza wymianę informacji o pojazdach i przewozach. Ważnym elementem staje się także przygotowanie do KSeF, który będzie powszechnie obowiązywał od 2026 roku i umożliwi elektroniczny obieg oraz archiwizację faktur w jednym ekosystemie. Dodatkową korzyścią jest wsparcie w rozliczaniu delegacji kierowców, dzięki czemu całość dokumentacji finansowo kadrowej pozostaje spójna.

Nowoczesne trendy w ewidencji

Najsilniej zaznacza się cyfryzacja i automatyzacja. Platformy klasy ATROM umożliwiają pełny zdalny odczyt danych, analizę wykroczeń, generowanie raportów i obsługę listy płac z jednego panelu. Z kolei Ewicenter oferuje automatyzację z dedykowanym opiekunem, który pomaga w codziennych rozliczeniach i wyjaśnianiu naruszeń. Coraz większe znaczenie ma także integracja między systemami, która skraca czas reakcji na nieprawidłowości i obniża koszty operacyjne.

Zgodność z przepisami i przygotowanie do kontroli

Obowiązek prowadzenia ewidencji obejmuje zarówno pracodawców zatrudniających kierowców, jak i przedsiębiorców samozatrudnionych. Państwowa Inspekcja Pracy koncentruje się na dokumentacji pracowniczej, wymiarze czasu pracy i wypłatach, a Inspekcja Transportu Drogowego analizuje zgodność z przepisami o czasie prowadzenia, przerwach, odpoczynkach i obsłudze tachografów. Braki w dokumentacji, niepełne odczyty lub ingerencje w urządzenie podnoszą ryzyko dotkliwych sankcji.

Co istotne, bez rzetelnej ewidencji czasu pracy kierowców firma traci możliwość wykazania zgodności z prawem na terenie UE, a cyfrowe narzędzia kontrolne ułatwiają organom wykrywanie nieprawidłowości. Dlatego opłaca się wdrożyć regularne audyty wewnętrzne, jasno opisać procedury i zadbać o spójność danych w całej organizacji.

Dobre praktyki, które zwiększają bezpieczeństwo

• Planuj trasy z buforami na przerwy i odpoczynki, aby nie wymuszać naruszeń w sytuacjach losowych.
• Włącz automatyczne alerty o zbliżających się terminach pobrań danych, kalibracji tachografów i kończących się ważnościach kart kierowców.
• Stosuj jednolite opisy procedur na wypadek awarii tachografu, utraty karty lub nieciągłości zapisów.
• Wykorzystuj raporty naruszeń do szkoleń korygujących, łącząc dane z praktyką na trasach.
• Zapewnij szyfrowanie, kopie zapasowe oraz ograniczenia dostępu do danych, aby spełnić wymogi RODO i wymogi kontrolne.

Podsumowanie: jak zbudować skuteczny system

Trwałe efekty przynosi połączenie kilku filarów: aktualnych tachografów G2V2, sprawdzonego oprogramowania, regularnego pobierania i analizy danych oraz szkoleń dla kierowców i administracji. Niezależnie od skali działalności, po 2026 roku elektroniczna ewidencja stanie się warunkiem prowadzenia legalnych przewozów w ruchu międzynarodowym. Automatyzacja, cyfryzacja i w razie potrzeby outsourcing stają się standardem, który zwiększa bezpieczeństwo prawne, skraca czas rozliczeń i obniża koszty. Dobrze zaplanowana ewidencja nie tylko ogranicza ryzyko kar, lecz także porządkuje procesy, ułatwia kontrole i poprawia rentowność całej floty.